Exemplos
Se alguma destas frases já saiu da sua boca, há uma conta por fazer.
Problemas que aparecem repetidamente em empresas portuguesas de 5 a 50 pessoas. Filtre pela área que lhe interessa e abra o caso para ver a conta.
Os valores são ilustrativos, para mostrar como se faz a conta. Numa empresa concreta são os números dela, e é isso o diagnóstico.
- Financeira (financeira): margem, custos e capital parado
- Clientes (clientes): captação, resposta e retenção
- Processos (processos internos): como o trabalho corre por dentro
- Pessoas (aprendizagem e crescimento): competências, formação e dependência de pessoas-chave
10 casos
PessoasEstratégico«Não consigo encontrar pessoas.»
Todos os setores32 050 €ver a conta
Quase nunca é o mercado. É retenção, posição salarial ou formação, e vê-se cruzando datas de entrada e saída com horas por posto.
| Posto parado à espera de contratação, há 5 meses5 x 4 410 € de faturação não realizada | 22 050 € |
| 4 saídas nas últimas 9 contrataçõesrecrutamento, formação e curva de produtividade | 10 000 € |
| Salário 12 % abaixo da mediana do concelhocausa provável, não é um custo em si | n/d |
| Total identificado | 32 050 € |
A causa não está no princípio da cadeia:
PessoasOperacional«Se aquela pessoa faltar, isto pára.»
Todos os setores1 500 € + riscover a conta
Normalmente ninguém sabe quantas tarefas dependem de uma só cabeça. Contam-se, e a lista costuma ser maior do que o dono imagina.
| Fecho do mês, faturação e encomendas na mesma pessoa3 processos críticos sem segunda pessoa | n/d |
| Férias adiadas há 2 anosrisco de saída não planeada | n/d |
| Horas extraordinárias para compensar ausênciasmédia de 6 h/mês, 12 meses | 1 500 € |
| Total identificado | 1 500 € + risco |
FinanceiraEstratégico«Faturamos bem, mas no fim do ano não sobra nada.»
Restauração, Retalho, Serviços11 600 €ver a conta
Faturação não é margem. Quando se separa por produto, cliente ou serviço, aparece quase sempre um conjunto que dá prejuízo e ninguém sabia.
| 3 pratos abaixo do custo real depois de desperdícioficha técnica face a consumo real | 6 400 € |
| Cliente maior com margem negativadescontos acumulados e tempo de serviço | 5 200 € |
| Total identificado | 11 600 € |
ProcessosOperacional«Toda a gente trabalha imenso e os prazos não se cumprem.»
Oficina, Construção, Indústria22 200 €ver a conta
O tempo perde-se entre etapas, não dentro delas. Mede-se a espera, não o trabalho, e costuma haver uma etapa a segurar mais de metade do processo.
| Espera pela aprovação do cliente4,2 dias em média, 62 % do tempo total | 18 300 € |
| Trabalhos reabertos por informação em falta11 % das ordens | 3 900 € |
| Total identificado | 22 200 € |
A causa não está no princípio da cadeia:
ClientesOperacional«Fazemos orçamentos a toda a hora e fecha-se metade.»
Oficina, Construção, Serviços14 080 €ver a conta
O problema costuma ser o tempo até ao envio, não o preço. Quem responde em duas horas fecha o que quem responde em três dias já perdeu.
| Orçamentos refeitos por não chegarem ao cliente3 h/semana, 1 pessoa, 14 €/h | 4 680 € |
| Pedidos sem resposta dentro de 48 h18 % dos pedidos, margem média por trabalho | 9 400 € |
| Total identificado | 14 080 € |
ClientesEstratégico«Gastamos em publicidade e o negócio não cresce.»
Clínicas, Oficina, Serviços27 500 €ver a conta
Se os clientes não voltam, a publicidade só está a repor perdas. Primeiro mede-se a retenção, depois decide-se se vale a pena captar mais.
| Clientes que não regressam ao fim de 12 meses58 % da base, valor médio por cliente | 24 600 € |
| Publicidade a captar quem já era clientesobreposição na base de contactos | 2 900 € |
| Total identificado | 27 500 € |
ProcessosOperacional«O telefone não pára e ninguém consegue trabalhar.»
Clínicas, Oficina, Restauração10 400 €ver a conta
A maioria das chamadas é a mesma pergunta. Contam-se por tipo antes de comprar seja o que for para as atender.
| Chamadas de marcação e confirmação63 % do total, tempo de retoma incluído | 6 100 € |
| Faltas por não haver lembrete9 % das marcações | 4 300 € |
| Total identificado | 10 400 € |
FinanceiraOperacional«Tenho dinheiro parado em armazém e na mesma falta o que preciso.»
Retalho, Oficina, Distribuição10 040 €ver a conta
As duas coisas são o mesmo problema: comprar por hábito em vez de por rotação. Vê-se separando o que roda do que não roda há um ano.
| Referências sem saída há mais de 12 mesescapital imobilizado e custo de oportunidade | 7 800 € |
| Encomendas urgentes por ruturasobrecusto em 14 encomendas | 2 240 € |
| Total identificado | 10 040 € |
ProcessosOperacional«Passamos o dia a copiar coisas de um lado para o outro.»
Contabilidade, Administrativo, Clínicas14 268 €ver a conta
Antes de automatizar, mede-se. Metade destas tarefas desaparece só por deixar de existir, e sabe-se quais pela conta.
| Transcrição manual de documentos para o sistema9 h/semana, 2 pessoas, 13 €/h | 12 168 € |
| Correção de erros de introduçãoestimativa de 4 % dos registos | 2 100 € |
| Total identificado | 14 268 € |
ProcessosOperacional«Cada coisa está num programa diferente e nada comunica.»
Todos os setores4 630 €ver a conta
Trocar tudo é caro e raramente necessário. Costuma bastar ligar dois ou três pontos, e sabe-se quais pelo tempo perdido em cada passagem.
| Introdução do mesmo dado em dois sistemas5 h/semana, 13 €/h | 3 380 € |
| Divergências entre sistemas a conferirmeio dia por mês | 1 250 € |
| Total identificado | 4 630 € |
O passo seguinte
A primeira conversa serve para saber se há aqui uma conta que valha a pena.
Não se paga, e no fim tem uma estimativa do que se pode recuperar. Se não houver nada que justifique o trabalho, digo-o.