Exemplos

Se alguma destas frases já saiu da sua boca, há uma conta por fazer.

Problemas que aparecem repetidamente em empresas portuguesas de 5 a 50 pessoas. Filtre pela área que lhe interessa e abra o caso para ver a conta.

Os valores são ilustrativos, para mostrar como se faz a conta. Numa empresa concreta são os números dela, e é isso o diagnóstico.

Perspetiva Balanced Scorecard
Setor
  • Financeira (financeira): margem, custos e capital parado
  • Clientes (clientes): captação, resposta e retenção
  • Processos (processos internos): como o trabalho corre por dentro
  • Pessoas (aprendizagem e crescimento): competências, formação e dependência de pessoas-chave

10 casos

PessoasEstratégico

«Não consigo encontrar pessoas.»

Todos os setores32 050 €
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Quase nunca é o mercado. É retenção, posição salarial ou formação, e vê-se cruzando datas de entrada e saída com horas por posto.

O que se medecusto por ano
Posto parado à espera de contratação, há 5 meses5 x 4 410 € de faturação não realizada22 050 €
4 saídas nas últimas 9 contrataçõesrecrutamento, formação e curva de produtividade10 000 €
Salário 12 % abaixo da mediana do concelhocausa provável, não é um custo em sin/d
Total identificado32 050 €

A causa não está no princípio da cadeia:

sintoma«Não encontro pessoas»
porquêContrata 4 por ano para 2 postos
porquêSaem antes de completar um ano
porquêEntram e aprendem sozinhos
causaQuem sabe formar está a produzir
PessoasOperacional

«Se aquela pessoa faltar, isto pára.»

Todos os setores1 500 € + risco
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Normalmente ninguém sabe quantas tarefas dependem de uma só cabeça. Contam-se, e a lista costuma ser maior do que o dono imagina.

O que se medecusto por ano
Fecho do mês, faturação e encomendas na mesma pessoa3 processos críticos sem segunda pessoan/d
Férias adiadas há 2 anosrisco de saída não planeadan/d
Horas extraordinárias para compensar ausênciasmédia de 6 h/mês, 12 meses1 500 €
Total identificado1 500 € + risco
FinanceiraEstratégico

«Faturamos bem, mas no fim do ano não sobra nada.»

Restauração, Retalho, Serviços11 600 €
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Faturação não é margem. Quando se separa por produto, cliente ou serviço, aparece quase sempre um conjunto que dá prejuízo e ninguém sabia.

O que se medecusto por ano
3 pratos abaixo do custo real depois de desperdícioficha técnica face a consumo real6 400 €
Cliente maior com margem negativadescontos acumulados e tempo de serviço5 200 €
Total identificado11 600 €
ProcessosOperacional

«Toda a gente trabalha imenso e os prazos não se cumprem.»

Oficina, Construção, Indústria22 200 €
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O tempo perde-se entre etapas, não dentro delas. Mede-se a espera, não o trabalho, e costuma haver uma etapa a segurar mais de metade do processo.

O que se medecusto por ano
Espera pela aprovação do cliente4,2 dias em média, 62 % do tempo total18 300 €
Trabalhos reabertos por informação em falta11 % das ordens3 900 €
Total identificado22 200 €

A causa não está no princípio da cadeia:

sintoma«Não cumprimos prazos»
porquêTrabalhos param à espera de resposta
porquêCliente não percebe o que aprova
porquêOrçamento enviado sem detalhe
causaQuem orçamenta faz de memória
ClientesOperacional

«Fazemos orçamentos a toda a hora e fecha-se metade.»

Oficina, Construção, Serviços14 080 €
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O problema costuma ser o tempo até ao envio, não o preço. Quem responde em duas horas fecha o que quem responde em três dias já perdeu.

O que se medecusto por ano
Orçamentos refeitos por não chegarem ao cliente3 h/semana, 1 pessoa, 14 €/h4 680 €
Pedidos sem resposta dentro de 48 h18 % dos pedidos, margem média por trabalho9 400 €
Total identificado14 080 €
ClientesEstratégico

«Gastamos em publicidade e o negócio não cresce.»

Clínicas, Oficina, Serviços27 500 €
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Se os clientes não voltam, a publicidade só está a repor perdas. Primeiro mede-se a retenção, depois decide-se se vale a pena captar mais.

O que se medecusto por ano
Clientes que não regressam ao fim de 12 meses58 % da base, valor médio por cliente24 600 €
Publicidade a captar quem já era clientesobreposição na base de contactos2 900 €
Total identificado27 500 €
ProcessosOperacional

«O telefone não pára e ninguém consegue trabalhar.»

Clínicas, Oficina, Restauração10 400 €
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A maioria das chamadas é a mesma pergunta. Contam-se por tipo antes de comprar seja o que for para as atender.

O que se medecusto por ano
Chamadas de marcação e confirmação63 % do total, tempo de retoma incluído6 100 €
Faltas por não haver lembrete9 % das marcações4 300 €
Total identificado10 400 €
FinanceiraOperacional

«Tenho dinheiro parado em armazém e na mesma falta o que preciso.»

Retalho, Oficina, Distribuição10 040 €
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As duas coisas são o mesmo problema: comprar por hábito em vez de por rotação. Vê-se separando o que roda do que não roda há um ano.

O que se medecusto por ano
Referências sem saída há mais de 12 mesescapital imobilizado e custo de oportunidade7 800 €
Encomendas urgentes por ruturasobrecusto em 14 encomendas2 240 €
Total identificado10 040 €
ProcessosOperacional

«Passamos o dia a copiar coisas de um lado para o outro.»

Contabilidade, Administrativo, Clínicas14 268 €
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Antes de automatizar, mede-se. Metade destas tarefas desaparece só por deixar de existir, e sabe-se quais pela conta.

O que se medecusto por ano
Transcrição manual de documentos para o sistema9 h/semana, 2 pessoas, 13 €/h12 168 €
Correção de erros de introduçãoestimativa de 4 % dos registos2 100 €
Total identificado14 268 €
ProcessosOperacional

«Cada coisa está num programa diferente e nada comunica.»

Todos os setores4 630 €
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Trocar tudo é caro e raramente necessário. Costuma bastar ligar dois ou três pontos, e sabe-se quais pelo tempo perdido em cada passagem.

O que se medecusto por ano
Introdução do mesmo dado em dois sistemas5 h/semana, 13 €/h3 380 €
Divergências entre sistemas a conferirmeio dia por mês1 250 €
Total identificado4 630 €

O passo seguinte

A primeira conversa serve para saber se há aqui uma conta que valha a pena.

Não se paga, e no fim tem uma estimativa do que se pode recuperar. Se não houver nada que justifique o trabalho, digo-o.